- • Fiche de paie complète, NIR en clair
- • Avis d'imposition intégral (n° fiscal, foyer)
- • RIB / IBAN du candidat ou locataire
- • Pièce d'identité recto-verso
- → archivé « au cas où » = collecte excessive
§ RéceptionAgences, recruteurs, syndics
Ce que vous stockez
vous engage.
Chaque dossier complet que vous archivez « au cas où » — fiche de paie avec NIR, avis d'imposition intégral, RIB — est une collecte excessive qui vous engage, et une bombe à retardement en cas de fuite. Caviardez les identifiants directs à la réception : gardez la preuve utile, pas la donnée sensible.
Traitement 100 % UE · purge sous 1 h · relecture par document (jamais à l'aveugle).
§ 01Le risque de l'archive
Conserver un dossier complet,
c'est conserver le risque.
- § 01
Collecte excessive
Un dossier complet archivé « au cas où » — avis d'imposition intégral, NIR, RIB — va au-delà de ce dont vous avez besoin. La minimisation (art. 5 RGPD) impose de ne conserver que les données utiles ; la CNIL a rappelé à l'ordre des bailleurs et agences pour des pièces réclamées ou gardées en trop.
- § 02
Votre responsabilité en cas de fuite
Une fois le dossier chez vous, une violation de données engage VOTRE responsabilité (notification à la CNIL et aux personnes, art. 33 et 34 RGPD). Moins vous stockez d'identifiants directs, plus faible est l'impact d'un incident.
- § 03
Durées de conservation
Candidats non retenus, dossiers de location clos : la CNIL encadre les durées de conservation (référentiels recrutement et gestion locative). Passé le délai utile, garder les pièces telles quelles devient un risque — les minimiser dès la réception le supprime à la source.
§ 02Avant / après archivage
Gardez la preuve,
pas les identifiants.
- • Identité et poste / logement visibles
- • Fourchette de revenus conservée, NIR supprimé
- • Preuve de solvabilité, sans l'IBAN
- • Période et instruction du dossier tracées
- → vous prouvez sans stocker le sensible
§ 03L'outillage
Fait pour le volume
et pour la preuve.
Mode pile
Traitez les candidatures ou dossiers du lundi en une seule session : jusqu'à 50 documents par pile en Pro, relus l'un après l'autre. Les termes à masquer saisis sur le 1ᵉʳ dossier sont proposés sur les suivants.
Rapport de caviardage
Une preuve horodatée de la minimisation par document (types supprimés, méthode, empreinte SHA-256 — jamais les valeurs). Inclus à partir de Premium, utile en cas de contrôle.
Blacklist réutilisable
Saisissez une fois les noms des tiers à masquer (import CSV, dès Premium) : ils sont caviardés sur toutes les pièces d'un même lot, quelle que soit la casse.
DPA art. 28 · 100 % UE · purge < 1 h
Sous-traitant au sens RGPD (DPA personnalisé sur demande). Infrastructure, stockage et paiement entièrement en UE. Nous ne conservons rien : vous archivez la version caviardée chez vous.
Pour un cabinet (avocats, DPO, comptables), voir aussi l'offre Pro & Enterprise et la landing droit d'accès RGPD.
§ 04FAQ réception
Les questions
que vous vous posez.
Ai-je le droit de conserver les fiches de paie et avis d'imposition de mes locataires ?+
Le principe de minimisation (art. 5 RGPD) impose de ne garder que ce qui est nécessaire à la finalité — évaluer la solvabilité, prouver l'instruction du dossier. La CNIL a rappelé à des bailleurs et agences que réclamer ou conserver des pièces intégrales (avis complet, NIR, RIB) est souvent disproportionné. Conservez la preuve utile (identité, revenus, période) et caviardez les identifiants directs dès la réception.
Combien de temps garder les dossiers de candidats non retenus ?+
La CNIL encadre ces durées dans son référentiel « recrutement » ; au-delà du délai utile, les pièces doivent être supprimées ou minimisées, sauf base légale spécifique. Plutôt que de suivre un compte à rebours sur des dossiers complets, caviardez les identifiants à la réception : ce que vous archivez ne porte plus le risque.
Que puis-je montrer en cas de contrôle CNIL ?+
Chaque document caviardé peut être accompagné d'un rapport de caviardage horodaté (inclus à partir de la formule Premium) : il liste les types de données supprimés, la méthode et l'empreinte du fichier produit — jamais les valeurs. C'est une trace concrète de votre démarche de minimisation, sans conserver les données que vous avez justement retirées.
Plusieurs collaborateurs doivent traiter les dossiers ?+
Les accès multi-utilisateurs, le SSO et l'API d'intégration relèvent de la formule Enterprise, sur devis — nous les mettons en place au cas par cas selon votre organisation. Contactez-nous pour en discuter.
Où vont nos fichiers pendant le traitement ?+
Nulle part durablement : le traitement est 100 % en Union européenne et chaque fichier est purgé de nos serveurs sous 1 heure. Nous ne sommes pas un coffre — vous caviardez, puis VOUS archivez la version minimisée chez vous. Nous ne conservons pas les documents que vous traitez.
Archivez la preuve,
pas le NIR.
Commencez par la formule Pro pour le volume, ou parlez-nous de votre organisation (équipes, intégration) pour un accompagnement Enterprise.